Phần mềm ERP được coi là “xương sống” trong quản lý, điều hành của bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào. Bằng cách áp dụng hệ thống ERP để giúp các bộ phận phối hợp công việc một cách phù hợp và giảm 70% các quy trình thủ công, ERP được ví như một “cánh tay đắc lực” giúp các nhà lãnh đạo đưa ra các chiến lược kinh doanh kịp thời và lạc quan. Vậy phần mềm ERP là gì? Hãy cùng camhcrosscurrents.net tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
I. Phần mềm ERP là gì?
ERP là viết tắt của Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), được hiểu là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cách thức hoạt động của hệ thống ERP là tất cả nhân viên trong một tổ chức có thể làm việc trong cùng một hệ thống (tất cả trong một) và chia sẻ cùng một nguồn dữ liệu thay vì làm việc trên các phần mềm riêng biệt như trước đây.
Trên thực tế, ở nhiều doanh nghiệp hiện nay, mỗi bộ phận sử dụng phần mềm riêng biệt, gây khó khăn cho việc kết nối dữ liệu, làm gián đoạn luồng thông tin trong doanh nghiệp và dẫn đến sự phối hợp kém.
Sự khác biệt giữa các ứng dụng phần mềm ERP so với các phần mềm đơn lẻ khác như kế toán, nhân sự và quản lý kho là tích hợp. Nói một cách đơn giản, ERP là một phần mềm tích hợp, đa chức năng, liên kết tất cả các hoạt động của một công ty. Điều này có nghĩa là mọi người từ các bộ phận khác nhau, chẳng hạn như kế toán, bán hàng và sản xuất, có thể làm việc, cộng tác và chia sẻ dữ liệu trên phần mềm.
Ngoài ra, ERP cũng cung cấp các báo cáo và dự báo phân tích chi tiết để giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược dựa trên các nguồn dữ liệu chính xác và minh bạch.
II. Các chức năng của hệ thống ERP
Một hệ thống ERP cơ bản bao gồm các phân hệ sau: Mua hàng (Mua hàng): Lập kế hoạch mua hàng, tạo và quản lý các yêu cầu mua hàng. Quản lý và theo dõi trạng thái của các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng. Theo dõi các khoản phải trả của nhà cung cấp và tạo báo cáo mua hàng.
Quản lý bán hàng: Tạo và quản lý báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng cho phần mềm. Quản lý đơn đặt hàng và theo dõi tiến độ của các đơn đặt hàng / thỏa thuận bán hàng. Quản lý các khoản nợ của khách hàng, chuẩn bị báo cáo bán hàng. Theo dõi các khoản nợ của nhà cung cấp và chuẩn bị báo cáo mua hàng….
Quản lý hàng tồn kho (Inventory Management): Import – Export – Manage inventory. Quản lý kho theo nhiều tiêu chí (lô, ngày hết hạn, địa điểm, v.v.), báo cáo hàng tồn kho. Kế toán – Tài chính – Kinh tế (Kế toán – Tài chính – Kinh tế): Kế toán tiền mặt (quản lý dòng tiền, tiền ngân hàng, cho vay, v.v.); kế toán mua hàng; kế toán bán hàng; kế toán kho và vật liệu; kế toán tài sản, CCDC; Chi phí; kế toán thuế và tiền lương; Kế toán tổng hợp.
Mặc dù vẫn còn sự khác biệt giữa phần mềm kế toán thông thường và kế toán ERP khi nói đến chức năng kế toán, phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát tài chính và các công việc liên quan.
III. Lợi ích của ERP trong doanh nghiệp
1. Một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện
Phần mềm ERP hoạt động mỗi ngày, hoạt động như một trung tâm thông tin cho các công ty để duy trì hoạt động quản lý thông tin (quản lý thông tin). Với dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, các nhà lãnh đạo không phải mất thời gian chờ đợi báo cáo và có thể nhanh chóng cập nhật hoạt động kinh doanh.
Hợp lý hóa quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP Phân hệ quản lý hàng tồn kho phần mềm ERP giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác hàng tồn kho và xác định mức tồn kho tối ưu, giảm hàng tồn kho và chi phí liên quan đến hàng tồn kho.
2. Cải thiện hiệu suất của nhân viên
Triển khai ERP có thể làm giảm đáng kể hoặc loại bỏ các quy trình kinh doanh thủ công lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng các quy trình tự động. Nhờ đó, lực lượng lao động trong doanh nghiệp được giải phóng, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và tạo ra doanh thu.
3. Cải thiện khả năng cộng tác với các giải pháp
Làm việc nhóm kết nối mọi người là một phần thiết yếu của một doanh nghiệp phát triển mạnh. ERP giúp bạn xây dựng một môi trường làm việc tốt hơn và cải thiện hiệu quả công việc thông qua cộng tác, giao tiếp và chia sẻ.
4. Hoạt động kế toán chính xác hơn
Với các phần mềm khác nhau, kế toán thường phải nhập thủ công dữ liệu vào phần mềm từ các bộ phận khác, điều này có thể dẫn đến sai sót trong quá trình nhập và tính toán dữ liệu, do đó kế toán phải mất thời gian tổng hợp và kiểm tra lại thông tin. Phần mềm ERP giúp kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu bằng cách hiển thị các nguồn dữ liệu minh bạch và trực quan trên hệ thống.
Chúng tôi hy vọng rằng những kiến thức chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn hiểu ERP là gì. Nếu bạn cần tư vấn xây dựng hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với chúng tôi. Các chuyên gia giải pháp ERP của chúng tôi luôn sẵn sàng trả lời tất cả các câu hỏi của bạn và giúp bạn chọn giải pháp phù hợp.